– Dział Kadr jest jak wodociągi – żartuje dyrektor DK Anna Artemska – Gdy z kranu leci woda, wszyscy uznają to za tak naturalne, że nikt nie zastanawia się nad pracą stojących za tym ludzi. Zauważalny jest dopiero brak wody.
Prawidłowo naliczone i wypłacone w terminie pensje to właśnie nasza woda. Nikt nie zgłasza usterek, więc jest dobrze, ale – aby przekonać się, co można zrobić jeszcze lepiej – kierująca od marca uczelnianym HR-em pani Anna i jej zespół – zaprosili pracowników do wzięcia udziału w anonimowej ankiecie.
– Przede wszystkim bardzo dziękuję pracownikom, że zechcieli się wypowiedzieć i zwrócić nam uwagę na pewne tematy. Przyjmowanie informacji zwrotnej czasami nie jest łatwe, ale warto zastanowić się, czy wszyscy odbierają nas tak, jak myślimy. Wszystkie odpowiedzi wzięliśmy sobie do serca i już wiemy, nad czym pracować.
Na ankietę odpowiedziało 180 osób, z blisko 850 zatrudnionych, co daje całkiem spory wynik, zważywszy na to, że nie wszyscy aktywnie korzystają z internetu. Wśród respondentów byli zarówno dydaktycy, jak i -z nieznaczną, 10-procentową przewagą – pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi.
– Generalnie oceniono nas pozytywnie i jest to wielki motywator – podsumowuje Anna Karolak, kierownik Sekcji Płac
Wśród stwierdzeń, z którymi zgodziła się zdecydowana większość, znalazły się te, dotyczące jakości i sprawności obsługi – skuteczności w załatwianiu spraw, terminowości, komunikacji i przyjaznego nastawienia (choć obsługa to nie najlepsze określenie. Szefowa kadr za priorytet uznaje odejście od traktowania pracowników jako petentów, czy klientów wewnętrznych. – Pracownik to po prostu nasz partner! – mówi).
Warto dodać, że obsługa, o której mowa, odbywa się w większości przez telefon, lub e-mail (to specyfika rozrzuconych po całym mieście budynków uczelni), choć pracownicy zaznaczyli też, że w wielu sprawach cenią sobie osobisty kontakt z pracownikami działu.
Na część pytań pracownicy odpowiedzieli, że nie mają zdania, co według specjalistów analizujących różnego rodzaju ankiety wskazuje na to, że są raczej na „nie”, niż na „tak”.
– W tym kontekście wiemy więc, że na pewno warto pracować nad kwestią zachowania poufności. – mówi Anna Artemska – Widocznie pracownicy mieli już doświadczenia, które spowodowały taką opinię. Z całym zespołem będziemy teraz zwracać szczególną uwagę na to, aby to zmienić. Podobnie jest z rozumieniem potrzeb pracowników i wychodzeniem z nowymi rozwiązaniami, pomagającymi w pracy.
Ankieta zawierała także pytania otwarte, które okazały się najciekawszym materiałem do analizy.
– Zapewne dotąd Dział Kadr skupiał się na kwestiach kadrowo-płacowych – tzw. twardym HR-ze – komentuje dyrektor – tymczasem otrzymujemy sygnały o potrzebie uruchomienia takich działań jak wsparcie pracowników i przełożonych, ich rozwoju i ścieżek awansu. Są to oczywiście kwestie wymagające zbudowania całego modelu kompetencyjnego, ale możemy – przy współpracy z Wydziałem Ekonomii i Zarządzania oraz Akademickim Biurem Karier – zaoferować pracownikom rozmaite warsztaty, zajęcia z treningu interpersonalnego, coachingu kariery itp., a także bardziej zaawansowane szkolenia dla pracowników w zakresie prowadzenia projektów. Skorzystaliby na tym również studenci, którzy w ramach zajęć mogliby prowadzić swoje badania.
W pytaniach otwartych pojawiała się kwestia kultury pracy i kultury akademickiej, digitalizacji i uproszczeń procedur, zmniejszenia ilości papierów. Pracujemy już z Uczelnianym Ośrodkiem Informatycznym nad kilkoma rozwiązaniami, m.in. nad tym, aby informacja z TETY przenosiła się automatycznie do profilu pracownika na stronie internetowej oraz nad wyszukiwarką dokumentów i aktów prawnych, aby łatwiej było do nich dotrzeć.
Wśród zmian, które szykujemy jest też polityka antymobbingowa i antydyskryminacyjna, powiązana ze stosownymi warsztatami dla osób kierujących jednostkami.
Zgłaszano nam kwestię wynagrodzeń – jest to oczywiście szerszy temat związany z subwencją państwową, sytuacją na uczelni itp. niezależny od decyzji Działu Kadr. Pracujemy nad nim jednak na tyle, na ile możemy.
– Ważne jest dla nas, aby pracownicy otrzymywali z naszej strony wsparcie merytoryczne – dodaje Anna Karolak – chcemy, aby pracownik wiedział, z czego składa się jego wynagrodzenie, co jest mu należne, a czego, z powodów prawnych, nie możemy zmienić. Każdy kto zwróci się o pomoc – na pewno ją otrzyma. Również w zakresie projektów, które wspieramy od strony rozliczeniowej oraz kadrowo-płacowej.
Ankieta zostanie powtórzona za rok, aby sprawdzić, czy wszystko idzie w dobrym kierunku i czy woda z kranu może lecieć jeszcze lepiej 🙂 Tymczasem poznajmy część zespołu, który stoi za wielką, kadrowo-płacową machiną Politechniki Opolskiej (i który dyżurował na miejscu, podczas pandemii).
